Pasar de perito autónomo a gabinete pericial: alta, aseguradoras, equipo y honorarios

Pasar de perito autónomo a gabinete pericial es dejar de ser solo quien inspecciona para ser quien recibe los encargos de las compañías, los reparte entre varios peritos, responde de los plazos y factura. Cambian cinco cosas: la forma jurídica (puedes seguir como autónomo o crear una sociedad), la relación con las aseguradoras (te evalúan como proveedor, no como perito), el equipo (colaboradores o empleados), el dinero (cobras de la compañía y liquidas a tus peritos) y la herramienta (el Excel y el portal de cada compañía dejan de bastar). Este artículo recorre cada punto con las normas que aplican y enlaza a las fuentes oficiales. Si antes quieres entender cómo funciona un gabinete por dentro, empieza por qué es un gabinete pericial y cómo se organiza.

¿Qué cambia cuando un perito autónomo monta un gabinete?

Como perito autónomo trabajas para un gabinete o directamente para una compañía, usas el programa o el portal que te dan y te pagan por expediente peritado. Al montar el gabinete pasas al otro lado de esa relación:

• Recibes los encargos tú. Llegan de varias compañías, cada una con su formato (PDF, XML, Excel, correo o portal) y sus plazos.
• Repartes el trabajo. Decides qué perito va a cada siniestro según la zona, el ramo y la carga que lleva.
• Respondes del resultado. La compañía mide al gabinete: plazos de contacto y visita, calidad del informe, coste medio. Si un colaborador se retrasa, el retraso es tuyo.
• Cobras y pagas. Facturas a la compañía según su tabla de honorarios y liquidas a cada perito lo que le corresponde.
• Tratas datos de asegurados por cuenta de la compañía, con las obligaciones de protección de datos que eso supone.

¿Cuándo tiene sentido dar el paso?

No hay un número de encargos a partir del cual compense: depende de tus compañías, tu zona y tus ramos. Estas son las señales más habituales:

• Te ofrecen más encargos de los que puedes inspeccionar en plazo y empiezas a rechazarlos.
• Una compañía te pide cubrir provincias o ramos a los que no llegas solo.
• Ya trabajas con otro perito de confianza y os pasáis siniestros de manera informal.
• Dedicas más horas a teclear encargos, perseguir documentación y hacer minutas que a peritar.

Si se cumple alguna, el siguiente paso es hablar con las compañías con las que ya trabajas: si van a darte el volumen como gabinete, todo lo demás se organiza alrededor de esa respuesta.

¿Autónomo con colaboradores o sociedad limitada?

Para montar un gabinete no hace falta crear una sociedad. Las opciones habituales son tres:

• Seguir como autónomo y trabajar con peritos colaboradores. Es lo más rápido: los encargos los recibes tú y los colaboradores te facturan. Respondes con tu patrimonio personal.
• Sociedad civil o comunidad de bienes entre dos o más peritos que se asocian. Cada socio sigue de alta como autónomo.
• Sociedad limitada (SL). La responsabilidad se limita al capital. Desde la reforma de la Ley 18/2022, el capital mínimo es de un euro, aunque mientras no llegue a 3.000 euros la sociedad debe destinar a reserva legal al menos el 20 % del beneficio (artículo 4 de la Ley de Sociedades de Capital, BOE).

La diferencia fiscal entre tributar en el IRPF como autónomo o en el Impuesto sobre Sociedades depende de tu beneficio, de lo que retires como sueldo y de tu situación personal. No te damos una cifra porque no la hay general: pídele a tu asesor que haga los números con tus ingresos reales. La herramienta oficial de formas jurídicas de la Plataforma PYME compara requisitos, responsabilidad y número de socios de cada opción.

¿Qué trámites de alta hay que hacer?

• Hacienda. El alta en el censo de empresarios y profesionales se hace con el modelo 036. El modelo 037, la versión simplificada, se suprimió el 3 de febrero de 2025 (Orden HAC/1526/2024), así que guías antiguas que hablen del 037 ya no sirven. Si ya eras autónomo y cambias de actividad o de domicilio, también se comunica con el 036.
• Seguridad Social. El alta en el régimen de autónomos (RETA) se hace en Import@ss, en el apartado de trabajo autónomo. Si contratas empleados, el gabinete tiene que inscribirse además como empresa.
• Sociedad. Una SL se puede constituir de forma telemática con el sistema CIRCE del PAE Electrónico o a través de un Punto de Atención al Emprendedor, que tramita la escritura, el NIF y la inscripción.

Antes de firmar con una compañía como gabinete, comprueba también el seguro de responsabilidad civil profesional: qué cubre cuando el trabajo lo hace un colaborador y qué capital te va a exigir cada aseguradora.

¿Cómo cambia la relación con las aseguradoras?

Como gabinete, cada compañía te da de alta como proveedor. Los requisitos los fija cada una (documentación, seguro, cobertura geográfica, formación en sus herramientas) y conviene preguntarlos antes de comprometer plazos. En la práctica, lo que cambia es esto:

• Cada compañía manda los encargos a su manera. Unas los dejan en un portal, otras los envían en PDF, XML o Excel, otras por correo. Lo explicamos en cómo llegan los encargos de las aseguradoras al gabinete.
• Cada compañía paga con su tabla de honorarios, normalmente por tramos según el importe peritado, con mínimos, máximos, kilómetros y dietas.
• Cada compañía te mide. Los indicadores varían, pero suelen incluir el plazo hasta el primer contacto y hasta la visita, los días hasta el informe, el coste medio, las ampliaciones, el infraseguro y el porcentaje de teleperitación. Te conviene calcularlos tú antes de que te los enseñe la compañía: es lo que hacen los objetivos de compañía de PeriGes.
• Tratas datos personales por cuenta de la compañía. El gabinete es encargado del tratamiento y tiene que firmar con cada aseguradora el contrato que exige el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos. Si tus peritos colaboradores acceden a esos expedientes, son subencargados: el mismo artículo exige la autorización previa de la compañía y un contrato con cada uno.

¿Cómo se reparten los encargos entre peritos colaboradores?

El reparto es lo que más tiempo quita a un gabinete que empieza. Los criterios que se usan casi siempre son:

1. Zona. El perito más cercano al riesgo, para reducir kilómetros y llegar antes a la visita.
2. Ramo y tipo de siniestro. No todos los peritos llevan hogar, comunidades, responsabilidad civil o daños eléctricos.
3. Compañía. Algunas exigen peritos homologados con ellas o formados en su portal.
4. Carga. Cuántos expedientes abiertos tiene cada uno y cuántos llevan días sin avance.
5. Medio de intervención. Una videoperitación la puede hacer cualquier perito disponible, esté donde esté.

Además del perito, cada expediente necesita un responsable de tramitación (el gestor) y, si el gabinete crece, alguien que revise los informes antes de enviarlos (el perito jefe).

En PeriGes cada expediente tiene perito, segundo perito, perito jefe y gestor. Asignación rápida reúne los expedientes que aún no tienen perito y los filtra por compañía, provincia, tipo de siniestro, ramo, medio, gestor o estado, y Tareas masivas cambia perito, gestor o estado de varios expedientes a la vez. Con el perfil Perito, cada colaborador solo ve sus expedientes y sus listados. Los pasos están en la guía para asignar un perito al expediente y en la de usuarios y permisos.

¿Colaboradores autónomos o empleados?

Las dos fórmulas son legales, pero no son intercambiables. Un perito colaborador autónomo organiza su trabajo, usa sus medios y puede trabajar para otros gabinetes. Si en la práctica trabaja solo para ti, con tu horario y bajo tus órdenes, la relación puede considerarse laboral. Y si al menos el 75 % de sus ingresos viene de tu gabinete, es un trabajador autónomo económicamente dependiente (TRADE), con contrato por escrito y derechos propios (artículo 11 y siguientes de la Ley 20/2007, del Estatuto del Trabajo Autónomo, BOE). Ante la duda, consulta con un laboralista antes de firmar.

¿Cómo se fijan los honorarios de los peritos y cómo se liquida?

El gabinete cobra de la compañía según su tabla y paga a cada colaborador según lo que haya pactado con él. Las fórmulas habituales son:

• Porcentaje de los honorarios que paga la compañía por el expediente.
• Tabla propia del perito por compañía y por tramo de importe peritado.
• Importe fijo por tipo de encargo.
• Reparto con un segundo perito cuando intervienen dos.
• Gastos (kilómetros, dietas, fotos) que se pagan aparte o con su propio porcentaje.

Lo importante es que el acuerdo esté por escrito y que la liquidación se pueda comprobar línea a línea: expediente, referencia de la compañía, honorarios cobrados, parte del perito y gastos.

¿Qué impuestos lleva la factura de un perito colaborador?

Si el colaborador es un profesional autónomo, su factura lleva IVA y el gabinete le aplica la retención del IRPF. Según el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF (BOE), la retención general para actividades profesionales es del 15 % y baja al 7 % en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes, si el profesional no ejerció ninguna actividad profesional el año anterior y te lo comunica por escrito. Tu asesor te confirmará el caso concreto de cada colaborador.

Si los colaboradores aceptan que seas tú quien emita sus facturas con los datos de la liquidación, es la facturación por el destinatario (lo que en el sector se llama autofactura). La regula el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, del reglamento de facturación (BOE) y exige un acuerdo previo por escrito con cada perito.

¿Cuándo hay que cumplir VeriFactu?

Las fechas vigentes, según el Real Decreto 1007/2023 en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025, son el 1 de enero de 2027 para quien tributa en el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028 (nota informativa del Ministerio de Hacienda); hasta que se publique en el BOE, siguen valiendo las fechas de 2027. Si montas el gabinete como SL, tu fecha es la primera. Lo tienes resumido en VeriFactu para gabinetes periciales y en la página de la Agencia Tributaria sobre VERI*FACTU.

En PeriGes, la liquidación toma los expedientes del periodo, calcula la parte de cada perito con su tabla por compañía o su porcentaje, reparte con el segundo perito y suma los gastos. Si hay acuerdo de facturación por el destinatario, el botón Crear factura por el destinatario emite la factura del perito con su IVA y su retención, también en modalidad VERI*FACTU. Lo explicamos en liquidaciones a peritos colaboradores y en honorarios y minuta.

¿Qué herramientas necesita un gabinete pericial que empieza?

Un perito solo puede llevar sus expedientes con el portal de cada compañía, una carpeta por siniestro y una hoja de cálculo. Con tres o cuatro peritos esa forma de trabajar falla por los mismos sitios: nadie sabe qué expedientes llevan días parados, los encargos se teclean dos veces y las liquidaciones se cuadran a mano a final de mes. Lo mínimo que necesita un gabinete es:

• Un panel de expedientes compartido, con estados, responsable y días abiertos, que vean el gestor y cada perito.
• Entrada de encargos sin teclear, desde el formato de cada compañía.
• Agenda de visitas y app para el perito en campo, para que las fotos y el avance lleguen al expediente el mismo día.
• Videoperitación, para los siniestros que no necesitan desplazamiento y para cubrir zonas lejanas.
• Informe generado con los datos del expediente, sin copiar y pegar.
• Facturación preparada para VeriFactu y liquidaciones a peritos en el mismo programa.

Esto es lo que reúne PeriGes: importa encargos de 29 aseguradoras por PDF, XML, Excel o correo, y con AXA y Reale los descarga solo del portal; tiene app para peritos en iOS y Android, videoperitación sin app para el asegurado, informe en Word y PDF, facturación con VeriFactu y liquidaciones. La visión completa para un equipo está en software para gabinetes periciales.

¿Cuánto cuesta el programa de gestión al empezar?

Depende del programa y del volumen. En PeriGes hay dos formas de pagar, con las tarifas publicadas a 28 de octubre de 2026 y sin IVA:

• Pago por uso: 1,40 € por expediente dado de alta en el mes, con una cuota de alta de 250 € la primera vez. Encaja si el volumen es irregular o estás empezando.
• Suscripción por volumen, sin cuota de alta: plan SOLO, 90 € al mes hasta 1.500 expedientes al año; plan TEAM, 230 € al mes hasta 4.000. Pagada al año, cuesta 11 mensualidades.

En las dos, los usuarios son ilimitados: se paga por volumen de expedientes, no por usuario. Cuando entra el segundo perito, o un administrativo, no sube la cuota.

Un ejemplo con números: un gabinete que da de alta 50 expedientes al mes (600 al año) paga 1.090 € el primer año por uso (840 € más el alta) y 840 € los siguientes; con el plan SOLO serían 1.080 € al año en mensual o 990 € en anual. Para tu volumen, la calculadora de precios hace la comparación.

¿Qué conviene tener listo antes del primer encargo como gabinete?

• La forma jurídica decidida y las altas en Hacienda y Seguridad Social hechas.
• El alta como proveedor en cada compañía, con sus tablas de honorarios y sus plazos por escrito.
• Los contratos de encargado del tratamiento con las compañías y de subencargado con los colaboradores.
• El acuerdo con cada colaborador: cómo cobra, cómo factura (o si aceptáis la facturación por el destinatario) y qué zonas y ramos lleva.
• El seguro de responsabilidad civil revisado para el trabajo de los colaboradores.
• El programa de gestión configurado con las compañías, los peritos, sus perfiles y sus tablas.

¿Estás a punto de montar tu gabinete? En la demo, Víctor te enseña cómo entra un encargo, cómo se asigna a un colaborador y cómo sale su liquidación a final de mes, con las compañías con las que trabajas. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Necesito crear una sociedad para montar un gabinete pericial?

No. Puedes trabajar como autónomo con peritos colaboradores, asociarte con otros peritos en una sociedad civil o comunidad de bienes, o crear una sociedad limitada, que limita la responsabilidad y puede constituirse con un euro de capital. La conveniencia fiscal depende de tu beneficio: hazla calcular a tu asesor.

¿Qué modelo se presenta en Hacienda para darse de alta?

El modelo 036. El 037 se suprimió el 3 de febrero de 2025 con la Orden HAC/1526/2024. El alta en la Seguridad Social como autónomo se hace aparte, en Import@ss.

¿Qué retención se aplica a la factura de un perito colaborador?

La retención general del IRPF para actividades profesionales es del 15 %. Baja al 7 % en el año de inicio y los dos siguientes si el perito no ejerció actividad profesional el año anterior y lo comunica por escrito (artículo 95.1 del Reglamento del IRPF).

¿Puede el gabinete hacer las facturas de sus peritos colaboradores?

Sí, con la facturación por el destinatario del artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, si cada perito lo acepta por escrito. En PeriGes la factura sale de la liquidación del periodo con un botón.

¿Cuándo tiene que cumplir VeriFactu un gabinete pericial?

Con las fechas vigentes, el 1 de enero de 2027 si es una sociedad que tributa en el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 si es un autónomo. Hacienda anunció en octubre de 2026 que prevé aplazarlo a octubre de 2028, pero hasta que se publique en el BOE siguen valiendo las de 2027.

¿Qué programa necesita un gabinete pericial que empieza?

Uno que reúna los expedientes de todos los peritos con su estado, importe los encargos de las compañías, tenga app para el perito en campo y videoperitación, genere el informe y haga facturas y liquidaciones. PeriGes lo hace en un solo programa en la nube, con pago por uso o con el plan SOLO desde 90 € al mes sin IVA, y con usuarios ilimitados en todos los planes.