Cómo llegan los encargos de las aseguradoras al gabinete: portal, API, PDF o correo
Un encargo de una aseguradora llega al gabinete pericial por una de estas vías: se descarga del portal web de la compañía, llega por correo electrónico, viene como fichero (PDF, XML o Excel) o, cuando la compañía lo ofrece, entra por una conexión directa entre sistemas (API o servicio web). Lo que cambia entre ellas es cuánto hay que teclear. En PeriGes, los encargos de AXA y Reale se descargan de su portal sin entrar en él, mediante un robot (RPA), y los de 29 aseguradoras se importan desde el PDF, el XML, el Excel o el correo con una plantilla para cada compañía. Lo que PeriGes no hace hoy es enviar de vuelta a la compañía la visita, los avances o el informe: eso se sigue subiendo en su portal.
¿Por qué vías llega un encargo al gabinete?
Desde el portal de la compañía
Muchas aseguradoras publican los encargos en una web privada para sus gabinetes y peritos. Alguien del gabinete entra con su usuario, a veces con un código de doble factor, busca los encargos nuevos, los descarga y los da de alta en su programa. Es la vía que más tiempo de oficina consume, porque se repite varias veces al día y en cada portal.
Por correo electrónico
Otras compañías envían el encargo por email, con los datos en el cuerpo del mensaje o en un adjunto. El riesgo aquí es que un correo se pierda en la bandeja o que el encargo se dé de alta dos veces.
Como fichero: PDF, XML o Excel
El encargo llega o se descarga como documento. Suele ser un PDF, pero algunas compañías usan XML o Excel (en PeriGes, por ejemplo, los encargos de AXA Diversos entran por XML). Estos dos formatos se leen con más facilidad porque los datos ya vienen separados en campos.
Por API o servicio web
La compañía y el programa del gabinete se comunican directamente, sin portal ni documento intermedio. Es la vía más limpia, pero solo existe si la aseguradora la ofrece y la abre a ese programa.
¿Qué diferencia hay entre una API y un RPA?
Se suele llamar “API con las aseguradoras” a cualquier conexión automática, pero técnicamente son dos cosas distintas:
- API: la aseguradora expone un servicio para que otros sistemas le pidan o le envíen datos. El formato y las condiciones de uso los define la compañía.
- RPA (automatización robótica de procesos): un robot entra en el portal de la compañía como lo haría una persona, con el usuario del gabinete, y descarga los encargos. No necesita que la aseguradora ofrezca nada, pero si la compañía cambia su portal, el robot hay que adaptarlo.
Para el gabinete el resultado es parecido: los encargos aparecen en su programa sin que nadie entre en la web de la compañía. La conexión de PeriGes con AXA y Reale es de este segundo tipo. En el caso de AXA, el robot genera también el código de doble factor que pide el portal.
¿Cómo se importa un encargo que llega en PDF, XML o Excel?
Cada aseguradora maqueta sus encargos a su manera: el número de siniestro, el asegurado o la dirección están en sitios distintos en cada documento. Para leerlos hay dos enfoques:
- Plantillas por compañía. El programa tiene unas reglas para el formato de cada aseguradora (y de cada ramo) y localiza cada dato donde esa compañía lo pone. El mismo documento da siempre el mismo resultado. Es lo que hace PeriGes, sin inteligencia artificial.
- Lectura con IA. El programa interpreta cualquier documento aunque no conozca su formato. Es más flexible con compañías nuevas; conviene comprobar con encargos reales cuántos datos acierta.
Con plantillas hay una condición: el fichero tiene que ser el original que envía la compañía. Un PDF escaneado o impreso y vuelto a escanear no coincide con su formato y no se puede leer. Si quieres ver los pasos en PeriGes, están en la guía para importar un encargo de una aseguradora.
¿Y los encargos que llegan por correo?
Se pueden importar sin abrirlos. En PeriGes, cuando entra un correo con un encargo, el programa reconoce la compañía por el remitente o por el texto del mensaje, crea el expediente y guarda el correo en la pestaña Emails de ese expediente, para que nadie tenga que buscarlo después.
¿Qué datos del encargo se rellenan solos?
Los que traiga el documento: número de siniestro, de encargo y de póliza, fechas, asegurado, dirección y población, tipo de siniestro y, si vienen, perjudicado, contrario, reparador o vehículo. Lo que la compañía no incluye hay que completarlo a mano; en la práctica suele ser la población o la provincia, o algún dato del asegurado.
Si el encargo ya estaba dado de alta, PeriGes no crea otro: avisa de que el siniestro está duplicado y muestra la referencia del expediente que ya existe.
¿Con qué aseguradoras funciona cada vía en PeriGes?
| Vía | Aseguradoras | Qué hace |
|---|---|---|
| Portal (RPA) | AXA | Descarga programada de encargos, ficheros del siniestro, encargo y póliza. Lee los mensajes de la compañía y permite contestarlos desde PeriGes |
| Portal (RPA) | Reale | Descarga de encargos desde la pantalla Importaciones de PeriGes, con el botón Descargar, sin entrar en el portal |
| PDF, XML, Excel o correo | 29 aseguradoras, entre ellas Mapfre, Allianz, Generali, Zurich, Pelayo, Caser, Helvetia, Catalana Occidente y SegurCaixa Adeslas | Lectura del encargo con la plantilla de cada compañía y ramo, y alta del expediente |
La lista completa de las 29 compañías está en la página de conexión con aseguradoras. Si trabajas con una que no aparece, se puede desarrollar la importación de sus encargos a medida para tu gabinete. Cómo se lee cada formato lo explica la página de importación de encargos.
¿Se envía algo de vuelta a la aseguradora?
Hoy, no. PeriGes trae los encargos al gabinete, pero no envía a la compañía la confirmación de la visita, los avances, el informe final ni las devoluciones: el gabinete los sigue subiendo en el portal de cada aseguradora. La única excepción es AXA, cuyos mensajes se pueden contestar desde PeriGes.
Si un proveedor te dice que su programa “conecta con las aseguradoras”, pregunta siempre en qué sentido: si solo trae los encargos o si también devuelve información, y con qué compañías concretas.
¿Qué preguntar antes de elegir un programa?
- ¿Con qué aseguradoras concretas trabaja y por qué vía: portal, API, fichero o correo?
- ¿Hace falta entrar en el portal para descargar los encargos, o lo hace el programa?
- ¿Lee el encargo con plantillas o con IA? ¿Qué pasa si el PDF no es el original?
- ¿Detecta encargos duplicados?
- ¿Guarda el correo o el documento original en el expediente?
- ¿Envía algo de vuelta a la compañía (visita, avances, informe)? ¿Con cuáles?
- Si una de mis compañías no está, ¿se puede añadir? ¿En cuánto tiempo y con qué coste?
¿Quieres verlo con tus compañías? En la demo, Víctor te enseña cómo entra un encargo de AXA o Reale sin abrir su portal y cómo se importa un PDF de otra aseguradora. Lleva la lista de compañías con las que trabajáis y te dice cuáles están integradas. Agendar una demo con Víctor
Preguntas frecuentes
¿Cómo se importan los encargos de las aseguradoras sin teclear?
Con un programa que lea el encargo y cree el expediente: descargándolo del portal de la compañía de forma automática, leyendo el PDF, XML o Excel con una plantilla por compañía o con IA, o importando el correo en el que llega. En PeriGes funciona con 29 aseguradoras, y con AXA y Reale también desde el portal.
¿Qué es una API de seguros para peritos?
Es una conexión directa entre el sistema de la aseguradora y el programa del gabinete para intercambiar encargos y datos sin pasar por el portal. Solo existe si la compañía la ofrece. Cuando no la hay, se puede automatizar el portal con un robot (RPA).
¿Qué es un RPA en la gestión de encargos?
Es un robot que entra en el portal de la aseguradora con el usuario del gabinete y descarga los encargos como lo haría una persona. PeriGes lo usa con AXA, donde además genera el código de doble factor, y con Reale.
¿PeriGes envía los informes al portal de la aseguradora?
No. PeriGes descarga e importa los encargos, pero la visita, los avances y el informe se siguen subiendo en el portal de cada compañía. Con AXA se pueden contestar sus mensajes desde PeriGes.
¿La lectura de encargos de PeriGes usa inteligencia artificial?
No. Usa una plantilla para el formato de cada compañía y ramo. Al ser reglas fijas, el mismo documento da siempre el mismo resultado.