Cambiar de programa en un gabinete pericial: datos, encargos y primeras semanas

Cambiar de programa en un gabinete pericial sale bien cuando se fija una fecha de corte, se configura el programa nuevo antes de esa fecha (compañías, tarifas, estados, plantillas y usuarios), los encargos nuevos entran ya en él y los abiertos se terminan en el antiguo o se pasan con un criterio claro. Lo difícil no es aprender otro programa, sino no parar la entrada de encargos ni perder plazos durante el cambio. Este artículo explica qué preparar, qué datos llevarse, cómo convivir unas semanas con los dos programas y cómo formar a cada persona del equipo, con lo que hay que tener listo si el programa nuevo es PeriGes.

¿Cuándo tiene sentido cambiar de programa?

Cuando el programa actual obliga a hacer fuera de él una parte del trabajo. Las señales más habituales:

• Los encargos de las compañías se teclean a mano, campo a campo.
• Los plazos y los objetivos de cada compañía se calculan en una hoja de cálculo a final de trimestre.
• La minuta se calcula con la tarifa en un PDF y la calculadora.
• La videoperitación se hace con otra herramienta y las fotos se descargan para subirlas al expediente.
• Las facturas no se adaptan a VeriFactu, o se emiten con otro programa.
• Nadie sabe sin preguntar cuántos expedientes están parados ni a quién le toca cada uno.

Si varias de estas se cumplen, el coste del cambio (unas semanas de doble atención) suele ser menor que el de seguir igual. Si solo falla una, quizá baste con resolver esa.

¿Qué hay que preparar antes de cambiar?

Una lista de lo que el programa nuevo tiene que saber de tu gabinete. Con ella, la puesta en marcha es configurar; sin ella, es improvisar con el equipo esperando.

1. Las compañías y cómo te llega cada encargo: PDF, XML, Excel, correo o portal. En PeriGes, de esto depende si el encargo se importa desde el primer día: hay plantillas de lectura para 29 aseguradoras, y con AXA y Reale los encargos se descargan del portal (lista en importación de encargos). Ten a mano un encargo real de cada compañía.
2. Las tarifas de honorarios de cada compañía, por tramos, y las dietas y el precio por kilómetro. Son las tablas de honorarios y dietas con las que se calcula la minuta.
3. Lo que cobra cada perito colaborador, si los hay, para las liquidaciones.
4. Los objetivos de cada compañía: plazos de cierre y avance y los porcentajes que te exigen. Se cargan en la ficha de la compañía (guía de objetivos de compañía).
5. Los estados con los que trabajáis (pendiente de gestor, de perito, de inspección, de documentación, en revisión, en juicio, finalizado…). En PeriGes los estados se configuran para cada gabinete y cada uno pertenece a un tipo fijo con su color.
6. Las plantillas: el modelo de informe en Word, el de la minuta y los textos del SMS y el email al asegurado.
7. Las personas y lo que puede hacer cada una: quién es administrador, gestor, perito jefe o perito, quién ve honorarios y quién puede borrar. Lo explica la guía de usuarios y permisos.
8. Las empresas y series de facturación, si facturas con más de una sociedad, y el certificado electrónico para VeriFactu.

La mayor parte de esta lista ya la tienes, aunque esté repartida entre el programa actual, correos y hojas de cálculo. Reunirla es la primera semana del cambio.

¿Qué datos hay que llevarse del programa antiguo?

No todos los datos tienen la misma urgencia. Conviene separarlos en cuatro grupos:

• Expedientes abiertos. Hay que terminarlos dentro de plazo. Se terminan en el programa antiguo o se pasan uno a uno, según cuántos sean.
• Expedientes cerrados. Sirven para las consultas de la compañía, los antecedentes del asegurado y las estadísticas. Pide una exportación completa, con datos y ficheros.
• Facturas emitidas. Las necesitas por tus obligaciones fiscales y para los cobros pendientes. Se conservan con sus registros y no se vuelven a emitir en el programa nuevo.
• Fotos, informes y documentos. Hacen falta ante reclamaciones y revisiones posteriores. Expórtalos ordenados por expediente.

Dos cosas que suelen olvidarse:

• Pide la exportación antes de dar de baja el programa antiguo, y comprueba que puedes abrirla. El proveedor del programa trata los datos por cuenta del gabinete y, al terminar el servicio, tiene que devolverlos o suprimirlos a elección del gabinete, según el artículo 28.3.g del Reglamento General de Protección de Datos. Revisa también el preaviso que marque tu contrato.
• Los antecedentes dependen del histórico. En PeriGes, la pestaña Antecedentes muestra los siniestros anteriores del mismo asegurado o tercero. Si el histórico no se pasa, los antecedentes empiezan a contar desde el primer expediente dado de alta en el programa nuevo.

Si vienes de otro programa de gestión pericial, qué datos se pueden traer y cómo es algo que revisamos contigo en la demo, según el programa del que vengas y lo que quieras conservar.

¿Cómo convivir unas semanas con los dos programas?

Con una regla que todo el equipo conozca: a partir de la fecha de corte, todo encargo nuevo entra en el programa nuevo. Lo demás se deriva de ahí:

• Elige como corte el inicio de un mes, o mejor de un trimestre. Las compañías miden los objetivos por periodo y los listados de objetivos de PeriGes se sacan por año, trimestre, mes o fechas. Si el corte cae a mitad de periodo, ese trimestre queda partido entre dos programas y hay que sumar a mano.
• Decide qué pasa con los abiertos. Si son pocos, se pasan al nuevo y se cierran allí. Si son muchos, se terminan en el antiguo y el programa viejo se mantiene solo para ellos hasta que el último tenga salida.
• Cada expediente se factura en el programa en el que se cerró, para no emitir dos veces la misma minuta. Usar una serie de facturación distinta en el programa nuevo ayuda a distinguirlas.
• Activa desde el primer día lo que trae encargos solo: la importación por correo y, con AXA y Reale, la descarga del portal. Así nadie tiene que decidir dónde se da de alta un encargo.
• Avisa a los peritos colaboradores de la fecha y de cómo recibirán los encargos a partir de entonces.

En el pago por uso de PeriGes se facturan solo los expedientes dados de alta cada mes, de modo que los que se terminan en el programa antiguo no cuentan.

¿Cómo formar al equipo?

Por funciones y con expedientes reales, no con un manual entero para todos. Cada persona necesita aprender unas pocas pantallas:

• Gestores: importar encargos, asignar peritos (también varios a la vez con Tareas masivas), enviar el primer contacto al asegurado y organizar la agenda de inspección.
• Peritos: la app en la visita, la videoperitación y el informe en Word o PDF.
• Perito jefe: revisar los expedientes de sus peritos y seguir los objetivos en el escritorio y en los listados.
• Administración: la salida del expediente, la minuta, la factura con VeriFactu y la liquidación a peritos colaboradores.

Funciona mejor que el primer encargo que entre tras el corte lo haga todo el equipo junto, de principio a fin. Después, cada uno tiene su guía en la guía de uso de PeriGes, que es pública y se puede consultar en cualquier momento.

En PeriGes, el alta del pago por uso (250 €, una sola vez) incluye la puesta en marcha y la formación; las suscripciones no tienen cuota de alta. Las dos modalidades están en precios. Si prefieres probar antes de decidir, la prueba gratuita de 15 días empieza con una demo en la que Víctor te deja el programa configurado.

¿Qué errores conviene evitar?

• Empezar sin las tarifas cargadas. La primera minuta se acaba calculando a mano y el equipo concluye que el programa nuevo no ahorra nada.
• Dar a todos los usuarios todos los permisos para ir más rápido. Luego cuesta quitarlos. Mejor el perfil que corresponde a cada uno y ampliar si hace falta.
• Mantener la hoja de cálculo de siempre “por si acaso”. Si el seguimiento sigue en el Excel, el programa nuevo nunca tendrá los datos completos y los indicadores no servirán.
• Cortar a mitad de mes o de trimestre sin necesidad.
• Dar de baja el programa antiguo antes de comprobar la exportación.

¿Estás pensando en cambiar de programa? En la demo, Víctor revisa contigo cómo te llegan los encargos de tus compañías, qué datos de tu programa actual se pueden traer y cómo sería la puesta en marcha. Trae la lista de compañías, un encargo de cada una y tu tabla de honorarios. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se tarda en cambiar de programa en un gabinete pericial?

Depende sobre todo de cuántas compañías y tarifas haya que configurar y de si los encargos de tus compañías ya se pueden importar. Con la información preparada (compañías, tarifas, estados, plantillas y usuarios), la configuración es lo más rápido; lo que alarga el cambio es reunir esos datos.

¿Se pueden pasar los datos de mi programa actual a PeriGes?

Lo revisamos en la demo: depende del programa del que vengas y de qué quieras conservar (expedientes abiertos, histórico, ficheros). Antes de dar de baja el programa antiguo, pide siempre una exportación completa y comprueba que la puedes abrir.

¿Qué hago con los expedientes abiertos el día del cambio?

Si son pocos, pásalos al programa nuevo y ciérralos allí. Si son muchos, termínalos en el antiguo y deja que todo encargo nuevo entre en el nuevo a partir de la fecha de corte. Cada expediente se factura en el programa en el que se cierra.

¿Qué fecha es mejor para cambiar de programa?

El inicio de un mes, y mejor aún el de un trimestre. Las compañías miden los objetivos por periodo y así cada periodo queda entero en un solo programa.

¿Los encargos de las aseguradoras llegarán al programa nuevo desde el primer día?

En PeriGes, sí con las 29 aseguradoras cuyo formato de encargo ya se lee, por fichero o por correo, y con AXA y Reale también por descarga desde el portal. Si trabajas con otra compañía, revisamos sus encargos en la demo.

¿La formación está incluida?

En el pago por uso, el alta de 250 € incluye la puesta en marcha y la formación. Además, la guía de uso de PeriGes es pública y explica cada tarea paso a paso.