Cómo controlar los plazos de las peritaciones: avance, cierre y objetivos de cada compañía

Controlar los plazos de las peritaciones es saber cada día qué expedientes van a incumplir el plazo de la compañía antes de que lo incumplan, no descubrirlo en el informe trimestral. Para eso hacen falta tres cosas: registrar en cada expediente las fechas que miden las aseguradoras (entrada, primera inspección, primer avance y salida), tener cargados los plazos de cada compañía y mirar a diario una lista de los expedientes que se están quedando atrás. En PeriGes, el escritorio cuenta los abiertos, los pendientes de visita, los que no tienen avance y los que están para cerrar; el listado marca en rojo las fechas que faltan o van fuera de plazo; y los objetivos de cada compañía se ven por mes en el escritorio y por perito en los listados.

¿Qué plazos se controlan en una peritación?

Los que fija cada compañía en sus requerimientos al gabinete. Cambian de una aseguradora a otra (y a veces de un ramo a otro), pero casi siempre giran en torno a los mismos hitos:

• Primer contacto: desde la entrada del encargo hasta el contacto con el asegurado. Suele medirse en horas.
• Inspección: desde la entrada del encargo hasta la primera visita o videoperitación.
• Avance: desde la primera inspección hasta el primer avance o la reserva enviada a la compañía.
• Cierre: desde la entrada del encargo hasta la salida del expediente, con el informe final.

Además de los plazos en días, las compañías suelen pedir un porcentaje de expedientes en plazo (por ejemplo, que un determinado porcentaje de los cierres no supere el plazo máximo) y vigilan otros indicadores: ampliaciones, no cobertura, infraseguro, recobro, acuerdo o teleperitación. No hay plazos universales: los que valen son los que te ha comunicado cada aseguradora.

¿Qué fechas hay que registrar en cada expediente?

Todas las que intervienen en algún plazo, el día en que ocurren. En la ficha del expediente de PeriGes son la fecha de entrada, la visita prevista, la 1.ª inspección, el avance 1 / reserva, el último avance y la fecha de salida. El primer contacto queda registrado aparte, con fecha y hora, tanto si se hace por SMS o email desde el programa como si se anota a mano una llamada.

Es la regla que más se incumple y la que más falsea el control: si un perito visita el lunes y la fecha de inspección se escribe el viernes, el plazo de avance parece cumplido cuando no lo está, o al revés. La cronología del expediente ayuda a revisar después qué pasó y cuándo.

¿Cómo se ve cada mañana qué expedientes van tarde?

En PeriGes, con el escritorio. Sus cuatro tarjetas cuentan los expedientes según la fecha que les falta:

• Expedientes abiertos: los que no tienen fecha de salida.
• Pendientes de visita: abiertos y sin primera inspección.
• Sin avance: con inspección, pero sin primer avance.
• Para cerrar: con inspección y avance, pero sin salida.

Cada tarjeta lleva al listado de expedientes, donde se filtra por compañía, perito, gestor, medio de intervención o provincia. Cada expediente muestra su estado con su color (gestor, perito, inspección, documentación, revisión, juicio, finalizado…) y la columna Vida, con los días que lleva abierto. Los estados se configuran para cada gabinete, y sirven para saber de un vistazo en manos de quién está cada expediente.

¿Qué alertas marca el listado de expedientes?

El listado no espera a que se lo pidas: marca las celdas con los plazos generales que tenga configurados el gabinete.

• Sin perito o sin visita: la celda sale en rojo claro mientras falta el dato.
• Avance: si ha pasado el plazo de aviso desde la primera inspección y no hay avance, la celda se marca en rojo claro. Si el avance ya se hizo, sale en rojo cuando fue fuera de plazo y en negrita cuando fue dentro.
• Cierre (columnas Salida y Vida): un expediente abierto que ya supera el plazo de cierre se marca en rojo claro. Uno cerrado sale en verde si cerró en plazo y en rojo si no.
• Primer contacto: cuando el gabinete fija un plazo en horas, se marca el expediente sin contactar que lo ha superado y se distingue el contactado a tiempo del contactado tarde.

Así, ordenar o filtrar el listado es suficiente para saber qué hay que mover hoy. Lo explica con más detalle la página del panel de expedientes.

¿Cómo se comparan los plazos con los objetivos de cada compañía?

Cargando en la ficha de cada compañía lo que te exige y dejando que el programa lo calcule. En PeriGes se marca la compañía para objetivos y, en sus requerimientos, se indican el plazo máximo de cierre y de avance en días, el porcentaje en plazo que pide y los porcentajes técnicos y de calidad (infraseguro, ampliaciones, teleperitación, acuerdo). También se acota qué expedientes cuentan: hasta qué importe peritado y de qué ramos, si la compañía lo mide así.

Con eso:

• En el escritorio, el cuadro de mando muestra un panel por objetivo para la compañía y el mes que elijas, con el objetivo y el resultado en verde si se cumple o en rojo si no. En el cierre, por ejemplo, cuentan los expedientes finalizados ese mes y se mira si los días entre la entrada y la salida no superan el plazo.
• En el listado de objetivos, los mismos indicadores salen en una fila por perito, por año, trimestre, mes o entre dos fechas, con el coste medio y un total, y se exportan a PDF, Excel o CSV para la reunión con la compañía.

El paso a paso está en la guía de objetivos de compañía, y lo que calcula cada indicador, en objetivos de las aseguradoras.

¿Qué listados ayudan a revisar los plazos?

Además del de objetivos, tres usos habituales:

• Listado de expedientes según estado de gestión o de referencias por salir, para revisar con cada gestor lo que tiene pendiente.
• Listado de peritos con los expedientes pendientes de finalizar de cada uno, para la reunión semanal con el perito jefe.
• Generador de listados, para lo que no esté en los listados fijos; por ejemplo, los expedientes abiertos de una compañía con su fecha de entrada y de primera inspección. Lo crea el administrador una vez y lo usa todo el gabinete.

Todos se filtran por fechas, compañía, perito o estado y se exportan a Excel. Cómo se usan, en la guía de listados y del generador de listados; qué ofrece cada uno, en listados y estadísticas del gabinete.

¿Cómo se organiza el control en el gabinete?

Con una rutina corta y siempre igual, repartida por funciones:

1. Cada mañana, el gestor revisa las tarjetas del escritorio y las celdas en rojo: asigna perito a lo que no lo tiene, cita lo que está pendiente de visita (en la agenda de inspección aparecen los siniestros sin cita con los días que llevan) y reclama los avances que se acercan al plazo.
2. Cada semana, el perito jefe filtra el listado por perito y revisa con cada uno los expedientes sin avance y para cerrar.
3. Cada mes, el perito jefe mira en el escritorio el cuadro de mando de cada compañía (se muestra a los perfiles de perito y perito jefe) para ver si el mes va en verde o en rojo, con tiempo para corregir antes del cierre del trimestre.
4. Cada trimestre, el listado de objetivos por perito se exporta y se lleva a la reunión con la compañía.

Para que nadie dependa de la memoria, PeriGes tiene además avisos internos ligados al expediente (por ejemplo, al perito cuando se le asigna uno) y una agenda de usuario con recordatorios en el programa o por email minutos, horas o días antes.

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Preguntas frecuentes

¿Qué plazos controla un gabinete pericial?

Los que le fija cada compañía: normalmente el primer contacto con el asegurado, la primera inspección, el primer avance desde la inspección y el cierre desde la entrada del encargo, además del porcentaje de expedientes que deben cumplirlos.

¿Cómo se calcula el plazo de cierre de una peritación?

En PeriGes, como los días entre la fecha de entrada del encargo y la fecha de salida del expediente. El cuadro de objetivos cuenta los expedientes finalizados en el mes y comprueba cuántos no superan el plazo de la compañía.

¿Cómo sé qué expedientes van fuera de plazo?

En el listado de expedientes de PeriGes, las celdas de visita, avance y salida se marcan cuando falta el dato o se ha superado el plazo, y el escritorio cuenta los pendientes de visita, sin avance y para cerrar.

¿Se pueden tener plazos distintos para cada aseguradora?

Sí. Cada compañía tiene sus propios plazos de cierre y avance y sus porcentajes objetivo, que se pueden acotar por importe y por ramo.

¿Se pueden ver los plazos por perito?

Sí. El listado de objetivos muestra los indicadores en una fila por perito, por año, trimestre, mes o entre dos fechas, y se exporta a PDF, Excel o CSV.